portaZa im Überblick

Das sind die relevanten Schlagworte – Zoll Ausfuhranmeldung Ausfuhranmeldungen ATLAS AESexport1

Jeder Export ins Nicht-EU-Ausland ist bei den Zollbehörden entsprechend zu deklarieren. Mittels portaZa geschieht dies auf elektronischem Weg innerhalb der portaZa-Cloud. Je nach Bedürfnislage kann portaZa unterschiedlich tief in die Geschäftsprozesse integriert und an vorgelagerte Systeme angebunden werden.

 

Seit 2009 sind alle Warenausfuhren aus dem europäischen Wirtschaftsraum elektronisch beim Zoll anzuzeigen. Die in der Vergangenheit üblichen papiergebundenen Ausfuhranmeldungen werden nicht mehr akzeptiert.

Mit portaZa können die Ausfuhrdokumente schnell und zuverlässig auf Basis vorliegender Ausgangsrechnungen oder Lieferscheine direkt aus dem ERP-System heraus erstellt und an den Zoll übermittelt werden.

Workflow der Anmeldung eines Exports beim Zoll
Struktur eines Exportvorgangs
Erstellung der ATLAS Ausfuhranmeldung im portaZa Workplace
portaZa Workplace

Die vom Zoll bereitgestellten Ausfuhrbegleitdokumente werden automatisch entgegengenommen und mit allen Unterlagen des Geschäftsvorfalls im ERP-System archiviert. So wird der gesamte Vorgang zusammenhängend, dauerhaft und nachvollziehbar dokumentiert. Auf Wunsch erhält der verantwortliche Sachbearbeiter per E-Mail  eine Benachrichtigung über eingegangene Zoll-Dokumente. Die gesicherte Kommunikation mit der Behörde erfolgt  wahlfrei über eine eigene Inhouse-FTAM/X.400-Verbindung oder per Internet via portaZa-Cloud.

Die Integrationstiefe von portaZa in das ERP-System ist keine fixe Größe. Als einsetzendes Unternehmen entscheiden Sie darüber selbst, gemäß den spezifischen Erfordernissen. Dabei ist es sekundär, welches konkrete ERP-System im Einsatz ist und wie weit das Customizing getrieben wurde. portaZa wurde so konzipiert, dass es an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens anpassbar ist! Die Anbindung gestaltet sich besonders einfach, wenn die Verkaufsdokumente bereits in einer relationalen Datenbank vorliegen.

Nach erfolgreicher Integration kommt der Sachbearbeiter im Arbeitsalltag nur noch mit den drei Komponenten des portaZa-Workplace in Berührung:

  • der portaZa-Box, meist über einen einfachen Button, der die Generierung einer Ausfuhranmeldung im ERP-System aus dem jeweiligen Verkaufsbeleg heraus einleitet,
  • dem Statusmonitor, um Informationen über den Bearbeitungszustand einer eingereichten Ausfuhranmeldung zu erhalten und gegebenenfalls auf Anforderung der Zollbehörden Korrekturen an der Anmeldung durchzuführen und
  • dem portaZa-Formulargenerator, mit welchem weiterführende Warenbegleit- und Ausfuhrformulare (z.B. EUR1, ATR, Ursprungszeugnis u.v.a.m.) erzeugt werden können.

Mit „drei Clicks“ zum Zoll zur Ausfuhranmeldung

Bei einer vollständigen ERP-Integration kann der Sachbearbeiter die Ausfuhr direkt aus dem jeweiligen Verkaufsbeleg heraus anmelden. Ein einfacher Klick auf die entsprechende Schaltfläche genügt. Damit werden alle für die Erklärung erforderlichen Informationen bezüglich des Empfängers und der Warenpositionen aus dem ERP-System übernommen und um zentral hinterlegte Angaben zum Exporteur ergänzt. Nach einer Sichtkontrolle und der Beifügung vorgangsspezifischer Informationen wird der generierte Beleg freigegeben und zum Zoll übermittelt.

Rückmeldungen des Zolls werden automatisch empfangen und vorgangsbezogen abgelegt. Dies gilt auch für die Ausfuhrbestätigungen.

Kontrolle des Exportvorgangs per ATLAS AES mit dem Statusmonitor

Der portaZa-Monitor liefert Aufschluss über den Bearbeitungszustand von Ausfuhranmeldungen per ATLAS AES. Hier wird sichtbar, ob eine Anmeldung den Zoll errreicht hat, ob seitens des Zolls Zustimmung besteht oder Einwendungen bzw. Ablehnungen vorliegen.

In einer übersichtlichen Liste werden alle offenen Vorgänge dargestellt und kritische Zustände per Ampel signalisiert. Eventuell vorliegende Fehlercodes und Fehlerbeschreibungen können bei den Vorgang-Details hinterfragt werden. Im Bedarfsfall ist es möglich, Anmeldungen zu modifizieren / korrigieren. Die Zoll-Rückmeldungen treffen im Normalfall innerhalb weniger Minuten ein.

Hat die Ware den europäischen Wirtschaftsraum verlassen, wird der Vorgang mit der Rückübermittlung der Ausfuhrbestätigung abgeschlossen.

Archivierung von Zoll-Dokumenten

Alle Dokumente, die ein Unternehmen über das portaZa-System an den Zoll sendet oder von diesem erhält, werden automatisch und unverzüglich zentral gespeichert und den entsprechenden Rechnungen und Warenpositionen im ERP-System zugeordnet. Damit wird der gesamte Vorgang zusammenhängend, dauerhaft und nachvollziehbar dokumentiert.

Das Rechenzentrum der portaZa-Cloud hält ergänzend alle Zollnachrichten in einer vom Zoll zertifizierten Form für zehn Jahre revisionssicher vor.